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NelWeb Marketing, oltre alle continue attività di aggiornamento tecnico, fondamentali e necessarie per migliorare la produttività e la qualità del lavoro, è necessario porre notevole attenzione anche alla fase di acquisizione dei clienti. Infatti questa fase è la più delicata e cruciale per la gestione dell’azienda, per una serie di motivi:
Per questo motivo ho deciso di scrivere una breve e sintetica guida sui** 5 punti che ritengo fondamentali** per riuscire a definire un buon preventivo.
Indice dei contenuti:
Quando un cliente si rivolge a ByTek Marketing spesso ha un problema da risolvere, oltre a un’esigenza ben precisa, ma non necessariamente quest’esigenza viene espressa in termini di servizi specifici e obiettivi misurabili.
Lo sviluppo di un buon brief è fondamentale per riuscire a tradurre le esigenze del cliente in soluzioni concrete e capire se effettivamente ByTek Marketing è l’agenzia che fa al caso suo o se è necessario coinvolgere partner qualificati su specifiche aree di intervento.
Per questo motivo in ByTek Marketing prima di qualsiasi attività proponiamo al cliente un’approfondita fase di analisi, in cui allineare la terminologia, sviluppare un piano condiviso e definire in modo chiaro quali sono i KPI rispetto ai quali verranno verificati i risultati del nostro lavoro (e come monitorare in tempo reale questi KPI). La traduzione delle esigenze in obiettivi specifici e numeri, oltre che in un documento tecnico, è spesso un’ottimo modo per conoscersi e stabilire un rapporto di lunga durata, basato sulla trasparenza e reciproca fiducia.
Una volta comprese a fondo le esigenze del cliente, è tempo di rimboccarsi le mani e definire come andremo a fare il nostro lavoro; come consulenti è necessario avere le idee chiare e aiutare il cliente a delineare un piano d’azione preciso e misurabile.
L’obiettivo non è “vendere tutto il vendibile”, ma cercare effettivamente le soluzioni migliori per il cliente, sulla base degli obiettivi di digital marketing definiti in fase di brief. Se alcune delle soluzioni individuate non sono erogabili direttamente tramite il team interno, in ByTek Marketing preferiamo esplicitare la presenza di partnership consolidate con altre aziende.
Cerchiamo inoltre di stimare i possibili risultati in relazione a metriche e indicatori di successo; se è vero che nel digital marketing è complesso garantire i risultati se si è aziende serie (nella SEO per esempio è quasi impossibile), è anche vero che spesso si ha un track record sulla base del quale poter fornire stime. Se andremo a lavorare sull’incremento del CTR dei risultati di Google, spesso possiamo immaginare l’impatto medio di un intervento di questo tipo, e condividerlo con il cliente in modo tale da tradurre le nostre azioni in impatto sul business.
Sarà importante spiegare al cliente che si tratta solo di stime e magari condividere il metodo di calcolo. Per le campagne di Google Ads in rete search, io utilizzo per esempio il pianificatore di parole chiave di Google, che oltre ad essere gratuito, mi permette di avere una percezione dei volumi di ricerca e del costo delle keyword. Rapporto poi gli output dello strumento ai rapporti medi con i risultati delle nostre campagne. Se per esempio tipicamente le nostre campagne girano a CPC che sono 2/3 del CPC preventivato, applico questo rapporto.
Per le strategie SEO e le campagne SEO utilizzo invece SEMrush, strumento di analisi competitiva nostro partner, che analizza le azioni dei competitor in ambito Search & Social. Il software permette di estrapolare molte informazioni utili e identificare velocemente problemi e opportunità, che associate a quelle estraibili da Google Analytics e Google Search Console, sono utili per iniziare a delineare l’approccio d’intervento.
Oltre agli obbiettivi di lungo termine è sempre bene dare al cliente anche delle metriche intermedie che permettano di valutare la qualità del nostro lavoro in itinere. Per ogni servizio inoltre, va da sé, che al cliente deve essere chiaro, perché dovrebbe scegliere noi!
Veniamo alla fase più critica di ogni preventivo: l’offerta economica. La formulazione dell’offerta economica è legata tipicamente a una serie elementi:
Una volta valutati tutti i costi per le singole attività è possibile aggiungere il margine desiderato, che assorbirà anche gli imprevisti, e il prezzo finale è fatto. A questo punto è possibile, e doveroso, fare una serie di valutazioni:
Preparato il vostro preventivo,** è altrettanto importante saperlo presentare**. Innanzitutto ci si trova di fronte alla domanda: “presentazione dal vivo o email con documento allegato?”. Il consiglio è quello di lasciare al cliente la possibilità di analizzare con calma il documento e, dopo alcuni giorni, fissare un meeting in cui confrontarsi sulla strategia. Per far questo è quindi importante sviluppare un documento che spieghi nei come vogliamo operare, spiegando:
Il documento di offerta può essere accompagnato da un’email che riassuma i punti principali, spiegandone i vantaggi e la logica. All’email seguono sempre una o più chiamate o incontri, in modo tale da chiarire qualsiasi dubbio e confrontarsi su qualsiasi variazione, prima della firma definitiva.
Anche se il preventivo ha richiesto tanti sforzi è importante e necessario esser disponibili a variazioni; se non sappiamo farlo all’inizio, come pensiamo di saperci adattare ai cambiamenti che dovranno esserci in corsa per un qualsiasi fattore non controllabile e non prevedibile?
Esistono diversi programmi che permettono di facilitare la realizzazione dei preventivi, in modo da potersi concentrare sulla strategia e meno sulla forma. Se è vero che accompagnare il preventivo con una presentazione della strategia (in formato di slide Power Point magari) può facilitare la comprensione, spesso è gradito l’invio di documenti più discorsivi sotto forma di documento in A4.
Per compilare in modo semplice questi documenti, in ByTek Marketing usiamo PandaDoc, uno strumento per la compilazione rapida dei preventivi, che ci permette di utilizzare sempre lo stesso template e replicare sempre la stessa struttura di documento: in questo modo non dobbiamo ogni volta perdere ore a formattare documenti e scrivere la nostra presentazione aziendale, ma possiamo concentrarci nel definire obiettivi e modalità di intervento, ovvero ciò che cambia da cliente a cliente.
Utilizzare strumenti di questo tipo permette inoltre di inserire i codici per il tracking così da permettere di capire, per esempio, quante volte viene letta la nostra proposta, su quanti dispositivi, per quanto tempo, etc. è inoltre possibile capire quali sono le zone del preventivo più lette e quali invece quelle che non vengono lette da nessuno, in modo tale da migliorarsi giorno dopo giorno.
Non esiste una ricetta perfetta e infallibile, ma forse esiste un metodo che migliora la gestibilità e soprattutto la qualità dell’output finale.
La capacità di ascolto e la capacità di immedesimarsi nella situazione del cliente, cercando di pensare alla soluzione che possa essere effettivamente ottimale per i suoi obbiettivi di lungo termine, restano fondamentali per la formulazione del preventivo. Nel nostro settore non è possibile lavorare a breve termine; perché dovremmo farlo in fase di preventivazione e brief?
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