Business Analytics e Zoho per Project Manager

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Abbiamo già parlato qualche tempo fa di Business Intelligence e Big Data Analysis per il Digital Marketing con un articolo di Paolo Dello Vicario, parlando di Business Intelligence per il Marketing. Oggi analizziamo il punto di vista del tema lato Project Management, approfondendo cosa sia la Business Analytics e quali benefici apporti al lavoro del PM.

Oggi con l’elevata disponibilità di strumenti di tecnologia analitica, chi si trova nel ruolo di project Manager è in grado di analizzare i processi e scomporre i sistemi complessi in singoli elementi per prevederne e analizzarne il comportamento e i risultati. I project manager possono utilizzare queste informazioni predittive per prendere decisioni migliori e mantenere i progetti nei tempi e nei budget previsti. 

La business analytics non si limita a consentire ai project manager di acquisire dati e contrassegnare le attività come completate al loro termine. Ci consente di analizzare i dati acquisiti per comprendere determinati modelli o tendenze. Possiamo utilizzare tale comprensione per determinare le prestazioni dei progetti o dei portafogli di progetti e quali decisioni strategiche prendere per migliorare il tasso di successo se le prestazioni osservate del progetto non sono in linea con gli obiettivi generali registrati o in conformità con gli standard definiti.

Cos’è la business analytics

La Business analytics (BA) è l’esplorazione continua e sistematica dei dati di un’organizzazione, con un focus sull’analisi statistica. Specialmente per le aziende che seguono un approccio data-driven per i loro clienti, ancora di più lo devono seguire per i propri processi interni di delivery. Se i dati dei clienti sono un bene prezioso, ancora di più lo sono i dati interni aziendali di processo e lavorazione quotidiana dei team di delivery. Questi dati devono essere considerati e trattati  come un bene aziendale per trasformarli in vantaggio competitivo sul mercato.

Tendenzialmente si parla anche di business Intelligence, che comprende tutto quel processo e attività di raccolta, archiviazione e analisi dei dati per ottenere metriche complete rivolte a favorire un migliore processo decisionale. La BI si può applicare a diversi campi e settori, come già approfondito qui da Paolo Dello Vicario, in un esempio applicato al Digital Marketing, per creare benchmark delle prestazioni, individuare i trend del mercato, aumentare il ROI delle campagne Advertising.

Metodologia e Dati

L’approccio preliminare per analizzare i dati nella gestione del progetto è il data mining o la raccolta di dati da varie fonti e la loro conversione in un formato presentabile per la modellazione e la realizzazione di previsioni. Per la raccolta di dati inerenti la gestione dei progetti interni esistono differenti software di project management, fra cui Zoho Projects, utilizzato in ByTek per la gestione e l’organizzazione di tutti i flussi di lavoro fra i vari dipartimenti e attività giornaliere di ogni singolo specialist di progetto. Sono software fondamentali per gestire portafogli di progetti ampissimi e diversificati, e sono a supporto dell’erogazione dei servizi venduti ai clienti.

Il passaggio successivo è la pulizia di questi dati o l’ispezione dei dati raccolti per correggere errori, eliminare le discrepanze ed eliminare i dati superflui e non correlati. L’analisi dei dati effettivi è esplorativa o di conferma. L’approccio esplorativo scopre qualcosa di nuovo, come tendenze o probabilità. L’approccio di conferma convalida le ipotesi e stabilisce i controlli.

Ciò comporta la raccolta e la registrazione di dati dai processi aziendali, tra cui:

  • Dati quantitativi come sequenze temporali, tassi di chiusura delle attività, deviazioni dei processi dalla media standard.
  • Dati qualitativi come review dei clienti, rapporti di incidenza, rapporti sullo stato giornaliero e altro ancora.

Perché è importante la business analytics nel project management

Le metriche analytics a supporto di un progetto consentono ai project manager di monitorare, misurare e analizzare obiettivamente le prestazioni e prendere decisioni razionali sulle pianificazioni di un progetto con certezza guidata dal dato piuttosto che rivedere le decisioni con incertezza soggettiva.

Quali sono, ad esempio i dati che ci possono guidare nella gestione di un progetto, specialmente con più risorse assegnate a diverse attività? 

Per citarni alcuni fondamentali:

  • Tempo medio di elaborazione di un task (attività)
  • Tempo a disposizione delle risorse e tempo allocato
  • Data di inizio e chiusura di un’attività
  • Numero di task aperti rispetto a quelli chiusi
  • Tempo tracciato dalle risorse sulle attività rispetto al budget di progetto
  • Percentuale di avanzamento del progetto in base alle milestone chiuse

Valutazioni di carico e gestione risorse

Con delle analisi di carico e fattibilità i manager possono individuare i primi segni di scostamento in termini di budget, costi e tempistiche di consegna e intraprendere azioni proattive, rimuovendo o rivedendo allocazioni sui vari membri di un team. La business analytics nel project management aiuta anche i manager ad prevedere la velocità di lavoro, in modo che possano facilmente prevedere se il progetto sarà completato in tempo. Grazie a delle visualizzazioni di carico, ad esempio, un responsabile è in grado di capire la fattibilità di una delivery nei tempi previsti da gantt.

Esempio di dashboard elaborata in Zoho Projects per visualizzare i dati di allocazione settimanale del team per visualizzare e valutare il tempo allocato e a disposizione di ogni risorsa.

Inoltre, analisi approfondite possono aiutare a migliorare l’utilizzo delle risorse e prevedere entrate di ulteriori progetti. 

Analisi delle Performance

Come project manager si deve capire come migliorare i processi e migliorare i risultati del propri progetti. La qualità della consegna al cliente non è la sola misura finale del successo di un progetto. Questo deve essere valutato anche in termini di pianificazione iniziale e rispetto delle milestone previste, nella sua gestione e nei costi sostenuti in termini di risorse per portare a termine le attività rispetto al budget pianificato. 

Troppe volte può succedere infatti di rendere un cliente soddisfatto dell’output prodotto, ma internamente aver ottenuto un deficit di performance organizzativo.

Per questo si devono utilizzare dei software di business analytics in grado di estrarre tali informazioni e renderle comprensibili ai vari stakeholder aziendali, al fine di migliorare costantemente le azioni di un team.

L’analisi dei dati aiuta le organizzazioni a prendere decisioni basate su fatti. L’analisi dei progetti in tempo reale rivela una grande quantità di informazioni che aiutano le organizzazioni ad allinearsi con i loro obiettivi strategici.

Visualizzazione dei dati

Il rischio della controparte di avere troppi dati è la difficoltà di individuare le metriche fondamentali da osservare nella gestione quotidiana di un team o di un progetto. Risulta essenziale predisporre delle Dashboard, ossia dei cruscotti grafici, in grado di mostrare rapidamente e facilmente tali informazioni.

Una dashboard può fornire a un project manager un’unica vista per esaminare il quadro generale e determinare sia le prestazioni di ciascun progetto che i membri del team di progetto. Queste informazioni sono utili per stabilire le priorità delle attività del progetto e / o spostare i membri del team di progetto per massimizzare la produttività.

In tutte le organizzazioni di progetto in generale, ma in un’organizzazione a matrice in particolare come è ByTek, più progetti competono in termini di effort su risorse limitate. Le organizzazioni devono selezionare attentamente i progetti dopo una valutazione completa della fattibilità di ognuno in base ai criteri di selezione del progetto dell’organizzazione, che potrebbero includere a i seguenti fattori:

  • Vincoli tecnici, economici, legali, politici, di capacità e capacità
  • Analisi Costi-benefici
  • Utilizzo risorse interne cross-funzioni e cross-diaprtimenti
  • Utilizzo risorse esterne
  • Complessità del progetto
  • Rischi legati al progetto
  • Formazione necessaria al team

L’analitica può aiutare le organizzazioni a selezionare i progetti e dare la priorità ai progetti selezionati per l’allocazione ottimale di risorse scarse e/o limitate.

Miglioramento Continuo

Il miglioramento continuo dei processi è essenziale per eliminare gli sprechi e migliorare la qualità dei processi e del prodotto del progetto. I progetti di miglioramento in genere prevedono quattro passaggi:

  1. Comprendere la situazione attuale.
  2. Determinare la situazione futura (target) desiderata.
  3. Eseguire l’analisi del gap (trova il delta tra il target e le situazioni attuali).
  4. Prendere decisioni di miglioramento per colmare il divario.

La business Analytics può aiutare i project manager in tutte e quattro le fasi di miglioramento del processo abilitando l’uso di una metodologia mista o ibrida “Project Management — Lean Six Sigma” per la gestione dei progetti con miglioramento continuo incorporato.


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Guglielmo Fassio

Anno 1989, nato e cresciuto a Viterbo. Mi innamoro del marketing durante gli studi in Economia Aziendale conseguendo così una Laurea in Marketing e Qualità all'Università degli Studi della Tuscia. Prima della laurea approdo in ByTek iniziando dalle basi della SEO, analizzando keyword su keyword. Oggi sono l'Operations and Project Manager, seguo e gestisco il team in tutte le fasi organizzative. Collaboro con Manpower e Tree come docente di Marketing al corso di Digital Marketing di YTiA e come formatore per Tag Innovation School. Ogni occasione è buona per un giro sulle due ruote fra le colline della Tuscia. CrossFitter a tempo perso.

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